Tekoälyagentit
Agentti siivoaa CRM:n rutiinit: nostaa tuplat ja puuttuvat tiedot, ehdottaa seurantatehtävät ja muistuttaa hiljenneistä liideistä. Sinä päätät, kehen otetaan yhteyttä.
Kirjoittaja: Konsta Pohjamo. Päivitetty 19.10.2026.
CRM rapistuu hiljaa. Samasta yrityksestä on kaksi korttia, kontaktilta puuttuu sähköposti, ja joku liidi jäi viikkoja sitten ilman seurantaa. Agentti hoitaa tämän toistuvan siivouksen ja muistuttamisen, jotta myyjä käyttää aikansa asiakkaisiin eikä tietojen etsimiseen.
Agentti ei lähetä viestejä asiakkaille omin päin. Se valmistelee ehdotukset, ja ihminen päättää yhteydenotot. CRM:n valinnasta ja käyttöönotosta löydät lisää sivulta CRM pk-yritykselle, ja kokonaiskuvan agenteista sivulta Tekoälyagentit. Taustalla on tekoälyagenttien periaate: agentti hoitaa rutiinin, ihminen päättää poikkeukset.
Peruste on virheen hinta: mitä tapahtuu, jos agentti toimii väärin. Esimerkin jako on suuntaa antava, ja oma jako sovitaan kartoituksessa.
| Tehtävä | Agentti | Ihminen |
|---|---|---|
| Selvät tuplat (sama sähköposti tai y-tunnus) | Yhdistää sovitulla säännöllä ja kirjaa muutoksen | Tarkistaa otannan |
| Epäselvät tuplat | Ehdottaa yhdistämistä | Päättää |
| Puuttuvat pakolliset kentät | Täyttää julkisesta tai CRM:n omasta lähteestä, jos sääntö sallii | Täyttää loput |
| Seurantatehtävän ehdotus tapaamisen tai tarjouksen jälkeen | Luo ehdotuksen | Hyväksyy tai muuttaa |
| Hiljennyt liidi | Muistuttaa myyjää ja kokoaa historian | Päättää yhteydenotosta |
| Suuri tai strateginen asiakas | Nostaa esiin | Päättää kaiken |
| Viestin lähetys asiakkaalle | Tekee luonnoksen | Lähettää |
Agentti käy CRM:n läpi sovitulla rytmillä, esimerkiksi päivittäin tai viikoittain.
1
Agentti lukee liidit, yritykset, kontaktit ja viimeisimmät toimenpiteet. Käyttöoikeus rajataan vain tarvittaviin kenttiin.
2
Etsitään tuplat, puuttuvat pakolliset tiedot ja ristiriitaiset kentät. Selvät tapaukset korjataan säännön mukaan, epäselvät merkitään.
3
Agentti tunnistaa liidit, joiden viimeisestä yhteydestä on sovittu aika, ja sopimukset tai tarjoukset, joille ei ole seuraavaa askelta.
4
Myyjä saa lyhyen listan: mikä tehtävä ehdotetaan, miksi ja mitä historiassa on. Luonnos viestistä liitetään mukaan.
5
Ihminen hyväksyy, muuttaa tai hylkää. Hylkäyksen syy kirjataan, jotta säännöt tarkentuvat.
Jos myyjän pitää hyväksyä jokainen pieni korjaus, hyväksynnästä tulee jono, ja päätösväsymys tekee siitä klikkailua. Siksi agentille annetaan päätösvalta rajatuissa asioissa: se saa itse yhdistää tuplat, jotka täyttävät tarkan säännön, ja täydentää kenttiä, joille on sovittu lähde. Jokainen muutos kirjataan, ja sen voi perua.
Ihmiselle menevät asiat, joissa tarvitaan harkintaa: epäselvät tuplat, yhteydenotot, tarjouksiin liittyvät seurannat ja asiakkaat, joiden arvo ylittää sovitun euromäärän. Raja sovitaan kartoituksessa, ja agentti noudattaa sitä. Agentti ei koskaan poista tietueita lopullisesti eikä lähetä viestejä asiakkaille ilman ihmisen hyväksyntää.
Kuvitellaan yritys, jonka CRM:ssä on 2 000 yritystä ja kontaktia. Esimerkin luvut ovat kuvitteellisia. Ensimmäisellä ajolla agentti löytää satoja puutteita, mutta suurin osa on samoja virhetyyppejä: sähköpostit isoilla kirjaimilla kirjoitettuina, yrityksen nimi kahdella tavalla ja puuttuva toimiala.
Selvät tapaukset korjataan säännöllä. Epäselvät, kuten kaksi samannimistä yritystä eri paikkakunnilla, menevät ihmiselle. Viikoittaisella listalla myyjä näkee kymmenkunta hiljennyttä liidiä ja valitsee, kehen otetaan yhteyttä. Agentti ei päätä, onko yhteydenotto sopiva, koska se ei tiedä, mitä asiakkaan kanssa on puhuttu puhelimessa.
Agentti tarvitsee lukuoikeuden CRM:ään sekä kirjoitusoikeuden vain niihin kenttiin, joita se saa muuttaa. Lisäksi tarvitaan sovitut säännöt: mitkä kentät ovat pakollisia, mikä on tupla, kuinka kauan liidi saa olla hiljaa ja mikä on euroraja, jonka yli asia menee ihmiselle.
Jos CRM:n tiedot ovat pahasti epäyhtenäisiä, ensimmäinen vaihe on yhteinen sanasto ja kenttien siivous. Tämä on usein suurempi työ kuin agentti itse. CRM:n valintaan tai käyttöönottoon liittyvät kysymykset kannattaa käydä läpi ennen agentin rakentamista. Henkilötietojen käsittelyssä tarkista ajantasainen tilanne tietosuojaviranomaisen ohjeista ja Finlexistä.
Tuplien tunnistaminen ei ole vaikeaa. Vaikeaa on päättää, mikä on tupla, kuka omistaa tiedon ja milloin liidi on oikeasti hiljentynyt. Nämä ovat liiketoimintapäätöksiä, eivät teknisiä valintoja.
Kartoituksessa kirjataan säännöt kirjallisesti ja testataan niitä oikeaan dataan ennen kuin agentti saa muuttaa mitään. Kun säännöt ovat selvät, toteutus on suoraviivaista.
Suurin osa CRM-hygieniasta ei tarvitse kielimallia. Tuplien etsintä, kenttien tarkistus ja hiljenneiden liidien listaus hoituvat tavallisilla säännöillä ja hauilla, ja ne ovat nopeampia, halvempia ja toistettavia. Kielimallia käytetään vain siellä, missä tarvitaan tekstin ymmärtämistä, kuten muistiinpanojen tiivistämistä tai viestiluonnosta.
Ratkaisu rakennetaan niin, että mallin tai palvelun voi vaihtaa myöhemmin. Näin et sido CRM-työnkulkua yhteen toimittajaan. Tekoälyn riskien hallinnasta löytyy yleistä taustaa esimerkiksi NISTin kehyksestä.
Valitse 4-6 mittaria ja kirjaa ne ennen pilottia, jotta tulosta ei voi tulkita jälkikäteen mieleiseksi.
Aloitat kiinteähintaisella kartoituksella ja jatkat vain, jos tulos puhuu puolestaan.
Käydään läpi toistuvat työt, tietolähteet ja virheen hinta, ja valitaan käyttötapaus. Hinta 980 € (alv 0 %). Hinta hyvitetään jatkoprojektista, kun tilaat sen 30 päivän sisällä raportin toimituksesta.
Agentti rakennetaan, testataan ja otetaan käyttöön. Hinta sovitaan kartoituksen jälkeen kiinteänä tarjouksena, kun työn laajuus ja tietolähteet tiedetään.
Agentin valvonta, laadunvarmistus ja kehitys jatkuvat kiinteällä kuukausimaksulla, jotta muutos pysyy käytössä ja paranee.
UKK
Ei omin päin. Se tekee luonnoksen, ja ihminen päättää yhteydenotosta ja lähettää viestin.
Ei lopullisesti. Yhdistämiset ja muutokset kirjataan, ja ne voi perua.
Se riippuu järjestelmän rajapinnoista. Kartoituksessa selvitetään, mitä tietoja voidaan lukea ja kirjoittaa nykyisessä CRM:ssäsi.
Silloin ensin sovitaan kenttien ja sääntöjen sanasto ja siivotaan perusta. Agentti ylläpitää järjestystä, mutta ei korvaa yhteisiä sääntöjä.
Hygienia hoituu pääosin säännöillä. Kielimalli otetaan käyttöön vain muistiinpanojen tiivistämiseen ja viestiluonnoksiin.
Agentin käyttöoikeudet, lokit ja tietojen käyttö rajataan ennen pilottia. Tarkista ajantasaiset vaatimukset viranomaisten ohjeista.
30 minuutin keskustelussa käydään läpi CRM:si nykytila ja arvioidaan, mitkä rutiinit sopivat agentille ja mitkä jäävät myyjälle.