Tekoäly yritykselle: mistä aloitat ja miten otat sen käyttöön

Tekoäly yrityksessä lyhyesti

Moni pk-yritys on jo kokeillut tekoälyä: joku käyttää chat-palvelua tekstien luonnosteluun, toinen tiivistää sillä muistioita. Harvassa yrityksessä käyttö on kuitenkin sovittu yhdessä, mitattu tai viety osaksi työprosessia. Silloin hyöty jää yksittäisten ihmisten varaan, eikä kukaan tiedä, mihin tietoa on syötetty.

Tekoälyn käyttöönotto yrityksessä ei ole ohjelmistoprojekti vaan työtavan muutos. Se alkaa kysymyksestä, mikä työ toistuu, vie aikaa ja on tarpeeksi yksinkertaista tarkistaa. Vasta sen jälkeen valitaan työkalu. Tällä sivulla käydään läpi, mihin tekoälyä kannattaa käyttää, miten käyttöönotto etenee viidessä vaiheessa, mitä tietosuojasta ja tietoturvasta kannattaa ottaa huomioon ja miten hyödyn voi mitata.

Sivu ei ole juridista neuvontaa. Tekoälypalveluiden ominaisuudet ja ehdot muuttuvat nopeasti, joten tarkista ajantasaiset tiedot aina palvelun omasta dokumentaatiosta ja viranomaisten sivuilta.

Neljä aluetta tarkemmin

Myynti: tekoäly säästää eniten valmisteluun ja jälkityöhön kuluvassa ajassa. Se voi tiivistää asiakkaan aiemmat yhteydenotot ennen tapaamista, luonnostella tarjouksen ja ehdottaa seurantaviestin. Hinnat, ehdot ja lupaukset tarkistaa aina myyjä. Jos haluat tehdä saman järjestelmällisesti, katso myös sivu Myynti.

Markkinointi: ensiluonnos syntyy nopeasti, mutta sävy, faktat ja yrityksen oma ääni ovat ihmisen työtä. Käytä tekoälyä rungon, otsikkovaihtoehtojen ja muokkauksen apuna, älä valmiina julkaisuna. Jos sisältö lupaa jotain, varmista, että se pitää paikkansa.

Hallinto: raportit, muistiot ja dokumenttien tiivistykset ovat selkeitä kohteita, koska lähdeaineisto on käsillä ja tuloksen voi tarkistaa sitä vasten. Älä jätä tekoälylle laskelmia tai päätöksiä, joista seuraa raha tai velvoite, ilman toista tarkistusta.

Asiakaspalvelu: kun yleisimmät kysymykset ja vastaukset on kirjattu yhteen paikkaan, tekoäly voi luonnostella vastauksia tai vastata suoraan helpoimpiin kysymyksiin. Vaikeat tai epäselvät tapaukset ohjataan ihmiselle, ja vastauksia tarkistetaan otoksittain. Aloita luonnoksista, ennen kuin päästät tekoälyn vastaamaan asiakkaalle itse.

Miten valitset ensimmäisen kohteen?

Kysy tiimiltä kolme asiaa: mikä työ toistuu viikoittain, mikä vie yli tunnin kerrallaan ja mikä tehdään lähes samalla tavalla joka kerta. Kun työ täyttää kaikki kolme, tuloksen vertaaminen aiempaan on helppoa ja säästön voi laskea.

Jätä alkuun työt, joissa virheen hinta on suuri eikä tarkistusta ole. Sopimusehtojen tulkinta, taloudelliset päätökset ja henkilöstöasiat vaativat ihmisen vastuun. Tekoäly voi auttaa valmistelussa, mutta päätös ja vastuu pysyvät ihmisellä. Lue myös artikkeli mihin tekoälyä kannattaa käyttää pienyrityksessä ensin.

Pilotti: pieni, mitattu ja aikarajattu

Pilotti on kokeilu, jolla on alku ja loppu. Sen tarkoitus on selvittää, toimiiko tekoäly juuri tässä työssä juuri teidän yrityksessänne. Kirjaa ennen aloitusta, kuinka kauan työ nyt kestää ja kuinka usein se tehdään. Kirjaa myös, kuka tarkistaa tuloksen.

Pilotin lopussa on kolme vaihtoehtoa. Jos hyöty on selvä, kirjaa toimintatapa ylös ja ota se käyttöön. Jos hyöty on osittainen, muuta ohjetta tai työkalua ja jatka lyhyesti. Jos hyötyä ei ole, lopeta ja siirry seuraavaan kohteeseen. Lopettaminenkin on hyvä tulos, kun se tapahtuu kuukaudessa eikä vuodessa.

Jos pilotin ratkaisu on toistuva automaatio eikä pelkkä työkalun käyttö, vertaile vaihtoehtoja artikkelissa tekoälyassistentti vai automaatio Tulossa 4.12.. Yritysten omia assistentteja ja automaatioita käsittelee sivu Yritysassistentit ja automaatiot.

Yhteiset käytännöt ja koulutus

Tekoälyohje voi olla yksi sivu. Siinä sovitaan, mitä työkaluja saa käyttää, millaista tietoa niihin ei saa syöttää, kuka vastaa lopputuloksesta ja mitkä tuotokset tarkistetaan ennen käyttöä. Ilman ohjetta jokainen tekee omat päätöksensä, ja yritykselle jää epäselväksi, mihin tietoa on mennyt. Ohjeen sisällön käy läpi artikkeli tekoälykäytännöt yrityksessä, ja mittauksen ja ohjeistuksen palvelusivu on Käytännöt ja mittaus.

Koulutuksen tavoite on, että jokainen osaa käyttää tekoälyä oman työnsä tehtäviin ja tietää, milloin tulosta ei kannata uskoa. Hyvä koulutus käyttää tiimin omia työtehtäviä, antaa valmiit kehotepohjat ja jättää ohjeet muistiin. Valintaa varten on artikkeli tekoälykoulutus yritykselle: miten valitset Tulossa 6.12., ja palvelun löydät sivulta Koulutus ja valmennus.

Tietosuoja ja tietoturva

Tekoälypalveluun syötetty tieto lähtee yrityksen omista järjestelmistä palveluntarjoajan käsiteltäväksi. Siksi ensimmäinen sääntö on yksinkertainen: älä syötä sellaista, mitä et antaisi ulkopuoliselle. Älä syötä henkilötietoja, asiakkaiden luottamuksellisia tietoja, salassa pidettäviä sopimuksia tai tunnuksia, ellet ole tarkistanut palvelun ehdot ja sopinut käytöstä erikseen.

Jos tekoälypalveluun päätyy henkilötietoja, kyse on henkilötietojen käsittelystä, johon liittyy velvoitteita. Mitä ne ovat juuri teidän tilanteessanne, kannattaa tarkistaa ajantasaisesti tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeista ja Finlexistä, ja tarvittaessa kysyä juristilta. Tässä ei oteta kantaa yksittäisiin palveluihin tai niiden ehtoihin, koska ne muuttuvat.

Tietoturvan perusasiat koskevat myös tekoälyä: vahvat salasanat, kaksivaiheinen tunnistautuminen ja päivitysten asentaminen. Kyberturvallisuuskeskus julkaisee organisaatioille suunnattuja ohjeita ja ajankohtaisia varoituksia osoitteessa kyberturvallisuuskeskus.fi. Ohjeet kannattaa lukea itse, ei tämän sivun tiivistyksestä.

EU:n tekoälyasetus pk-yrityksen näkökulmasta

EU:n tekoälyasetus (asetus 2024/1689) on riskiperusteinen: velvoitteet riippuvat siitä, mihin tekoälyä käytetään. Euroopan komissio kuvaa asetuksen sivullaan siten, että useimmat tekoälyjärjestelmät aiheuttavat vähäisen riskin tai eivät riskiä lainkaan. Asetuksen soveltaminen etenee vaiheittain.

Älä tee johtopäätöksiä tämän sivun perusteella. Jos käyttötapasi liittyy esimerkiksi henkilöstön arviointiin tai asiakkaiden luokitteluun, selvitä ajantasaiset velvoitteet komission sivulta ja tarvittaessa juristilta.

Esimerkkilaskelma: onko pilotti kannattanut?

Kuvitellaan yritys, jossa kuukausiraportti kootaan käsin. Työ vie kolme tuntia ja tehdään kerran kuussa. Pilotissa tekoäly kokoaa pohjan datasta ja ihminen tarkistaa sen, jolloin työhön kuluu tunti. Säästö on kaksi tuntia kuukaudessa. Jos tunnin hinta yritykselle on 50 euroa, säästö on 100 euroa kuukaudessa.

Yksi raportti ei riitä perustelemaan mitään. Siksi pilotin kannattavuus lasketaan koko kohteen mukaan: toistokerrat, tunnit ja työkalun kustannus. Jos samaa tekoa on kymmenessä työvaiheessa, säästö on kymmenkertainen. Jos työ tehdään vain kerran vuodessa, tekoäly ei välttämättä kannata. Esimerkin luvut ovat kuvitteellisia. Käytä omia lukujasi.

Mittauksesta ja ohjeista kertoo tarkemmin artikkeli tekoälyn hyödyn mittaaminen yrityksessä Tulossa 29.12..

Mitä tekoälyn käyttöönotto maksaa?

Hinnat ovat kiinteitä ja ilmoitettu ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Aloitus on Tekoälykartoitus, joka kertoo, mihin tekoäly kannattaa ottaa käyttöön ja paljonko se säästää. Käyttöönotossa ensimmäiset automaatiot rakennetaan ja tiimi koulutetaan. Kuukausipalvelussa kehitystä ja tukea jatketaan. Käyttöönoton kustannuksen tekijät käy läpi artikkeli mitä tekoälyn käyttöönotto yrityksessä maksaa Tulossa 9.12..

Miten tekoäly on mukana tässä palvelussa?

Tekoäly on sekä työkalu että kohde. Käytän sitä kartoituksen ja rakennuksen nopeuttamiseen, mutta päätökset siitä, mitä automatisoidaan, tehdään yhdessä ihmisenä. Tekoälyn tuotokset tarkistetaan, ennen kuin ne otetaan käyttöön.