Yrityksen tekoälyohje voi olla yksi sivu. Siinä sovitaan, mitä työkaluja saa käyttää, millaista tietoa niihin ei saa syöttää, kuka vastaa lopputuloksesta ja miten tuotokset tarkistetaan. Ilman ohjetta jokainen työntekijä tekee omat päätöksensä ja tietoturvariski kasvaa huomaamatta. Tämä artikkeli ei ole juridista neuvontaa.
Vaihe: Perusteet. Osa aihekokonaisuutta Tekoäly yrityksessä: käyttöönotto ja koulutus. Seuraavaksi: Tekoälyn tietoturva yrityksessä: mitä ei syötetä.
Mitä tekoälyohjeessa pitää olla?
Ohjeessa pitää olla seitsemän asiaa: hyväksytyt työkalut, tieto jota ei saa syöttää, vastuu, tarkistus, merkintä, tekijänoikeudet sekä koulutus ja päivitys. Pidä ohje lyhyenä, jotta se luetaan. Yksi sivu riittää alkuun.
Tekoälyä käytetään yrityksissä usein jo ennen kuin siitä on sovittu mitään. Työntekijät kokeilevat työkaluja oma-aloitteisesti, ja yritykselle jää epäselväksi, mihin tietoa on syötetty. Lyhyt ohje antaa yhteisen pelisäännön ja tekee käytöstä turvallisempaa. Ohje on osa laajempaa kokonaisuutta, joka on kuvattu sivulla tekoälyn käyttöönotto yrityksessä.
Seitsemän kohtaa taulukkona
Taulukko kertoo, mitä kustakin kohdasta sovitaan ja millainen esimerkkilause ohjeessa voisi olla.
Esimerkkilauseet ovat kuvitteellisia ja tarkoitettu pohjaksi. Muokkaa ne oman yrityksesi tapaan ja poista kohdat, jotka eivät koske teitä. Hyvä ohje on konkreettinen: jokaisesta kohdasta pitää selvitä, mitä työntekijän pitää tehdä tai jättää tekemättä. Yleisluontoinen lause, kuten käytä tekoälyä vastuullisesti, ei auta ketään päätöksessä, joten korvaa se esimerkillä omasta työstä.
| Kohta | Mitä sovitaan | Esimerkkilause ohjeessa |
|---|---|---|
| Hyväksytyt työkalut | Mitä palveluita saa käyttää ja kuka päättää uusista | Käytämme vain listalla olevia palveluita. Uusista päättää vastuuhenkilö. |
| Tieto | Mitä tietoa ei saa syöttää ja mitä saa | Älä syötä henkilötietoja, asiakasaineistoa tai salaisia sopimuksia. |
| Vastuu | Kuka vastaa tuotoksesta | Tuotoksesta vastaa aina ihminen, joka sitä käyttää. |
| Tarkistus | Mitä tarkistetaan ennen käyttöä | Tarkista tosiasiat, luvut ja lähteet ennen lähettämistä. |
| Merkintä | Milloin kerrotaan tekoälyn käytöstä | Kerromme asiakkaalle, jos tekoäly on tuottanut merkittävän osan sisällöstä. |
| Tekijänoikeudet | Miten käsitellään tekoälyn tuottamaa ja käyttämää aineistoa | Älä syötä muiden tekemää aineistoa ilman lupaa. |
| Koulutus ja päivitys | Miten tiimi oppii ja milloin ohje katsotaan uudelleen | Ohje katsotaan läpi vuosittain ja aina uuden työkalun yhteydessä. |
Tiedon luokittelu: mitä saa syöttää?
Yksinkertaisin tapa on jakaa tieto kolmeen luokkaan. Näin työntekijän ei tarvitse arvioida jokaista tilannetta erikseen.
| Luokka | Esimerkkejä | Sääntö |
|---|---|---|
| Julkinen | Verkkosivujen sisältö, julkaistut oppaat, yleiset tuotekuvaukset | Saa syöttää hyväksyttyyn työkaluun |
| Sisäinen | Prosessikuvaukset, sisäiset muistiot, ei-julkiset hinnastot | Vain hyväksytyssä työkalussa, jonka ehdot on tarkistettu |
| Luottamuksellinen | Henkilötiedot, asiakaskohtaiset sopimukset, tunnukset, taloustiedot | Ei saa syöttää ilman erillistä päätöstä ja tarkistettua sopimusta |
Ilmainen lataus
Tekoälyn aloituspakki
Käyttökohteet, pilotti ja pelisäännöt yhdellä kertaa.
Roolit ja vastuu
Nimeä yksi vastuuhenkilö, joka päivittää ohjetta ja vastaa kysymyksiin. Pienessä yrityksessä se voi olla toimitusjohtaja tai markkinointi- tai tietohallintovastaava. Sama henkilö kerää tiimiltä käyttökokemukset ja pitää listaa hyväksytyistä työkaluista.
Käytännössä rooleja on kolme: vastuuhenkilö, joka ylläpitää ohjetta, esihenkilöt, jotka vievät sen tiimeille, ja työntekijät, jotka käyttävät sitä. Joskus kolme roolia on sama ihminen, ja se on pienessä yrityksessä täysin riittävä.
Jokainen työntekijä vastaa omasta käytöstään ja siitä, että tuotos on tarkistettu. Esihenkilö vastaa siitä, että tiimi tuntee ohjeen. Tämä jako on tärkeä, koska muuten vastuu hajoaa: kukaan ei tunne vastaavansa lopputuloksesta.
Tietoturva ja henkilötiedot varovasti
Tekoälypalveluun syötetty tieto käsitellään yrityksen ulkopuolella. Siksi tietoturvan perusasiat koskevat myös tekoälyä: yrityksen omat tilit henkilökohtaisten tilien sijaan, vahva salasana ja kaksivaiheinen tunnistautuminen. Kyberturvallisuuskeskus julkaisee organisaatioille ohjeita ja varoituksia osoitteessa kyberturvallisuuskeskus.fi.
Jos tekoälypalveluun päätyy henkilötietoja, kyse on henkilötietojen käsittelystä. Tarkista ajantasainen tilanne tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeista ja Finlexistä tai kysy juristilta. Tässä artikkelissa ei oteta kantaa yksittäisiin palveluihin, koska niiden ehdot ja ominaisuudet muuttuvat. Lue ehdot aina palvelun omasta dokumentaatiosta.
Ohjeen käyttöönotto 30 päivässä
Ohje ei elä itsestään. Ota se esiin tiimipalaverissa kerran kuukaudessa ensimmäisen vuoden ajan. Tämä on halvin tapa pitää se käytössä. Kysy tiimiltä aina kolme asiaa: mikä ohjeessa on epäselvää, mikä estää työn tekemistä ja mitä uutta työkalua olisi tarpeen kokeilla. Vastaukset kertovat, mitä ohjeeseen pitää lisätä seuraavassa versiossa. Koulutuksen valintaa käsittelee artikkeli tekoälykoulutus yritykselle Tulossa 6.12..
- Viikko 1: kerää tiimiltä lista työkaluista, joita jo käytetään.
- Viikko 2: kirjoita ohjeen ensimmäinen versio seitsemän kohdan pohjalta.
- Viikko 3: käy ohje läpi tiimin kanssa ja kysy, mikä on epäselvää.
- Viikko 4: julkaise ohje, nimeä vastuuhenkilö ja sovi ensimmäinen katselmointi.
Yleisimmät virheet
- Ohje on liian pitkä, eikä kukaan lue sitä. Korjaus: rajaa yhteen sivuun.
- Ohje kieltää kaiken. Korjaus: kerro myös, mitä saa tehdä, jotta ihmiset eivät käytä työkaluja salaa.
- Vastuuhenkilöä ei ole. Korjaus: nimeä yksi ihminen.
- Ohje kirjoitetaan kerran eikä päivitetä. Korjaus: kalenteriin vuosittainen katselmointi.
- Kielto ilman vaihtoehtoa. Korjaus: tarjoa hyväksytty työkalu, jota voi käyttää.
EU:n tekoälyasetus ja juridiikka
EU:n tekoälyasetus (asetus 2024/1689) on riskiperusteinen, ja sen velvoitteet riippuvat siitä, mihin tekoälyä käytetään. Euroopan komissio kuvaa sivullaan, että useimmat tekoälyjärjestelmät aiheuttavat vähäisen riskin tai eivät riskiä lainkaan. Älä tee johtopäätöksiä tämän artikkelin perusteella. Tarkista ajantasaiset velvoitteet komission sivulta ja tarvittaessa juristilta.
Ohje ei korvaa sopimuksia, tietosuojaselosteita tai muita lakisääteisiä asiakirjoja. Se on käytännön runko, jonka päälle juridinen tarkistus voidaan tehdä.
Yhteenveto
Kirjoita yhden sivun ohje: työkalut, tieto, vastuu, tarkistus, merkintä, tekijänoikeudet ja päivitys. Luokittele tieto kolmeen luokkaan, nimeä vastuuhenkilö ja katso ohje vuosittain. Jos haluat tietää, mihin työvaiheisiin tekoälyä kannattaa ottaa käyttöön, aloita Tekoälykartoituksella. Mittaus ja ohjeistus kuuluvat yhteen, ja aiheesta on oma sivu: Käytännöt ja mittaus. Lue myös mihin tekoälyä kannattaa käyttää ensin.
Aloita Tekoälykartoituksella
Kartoitus näyttää, missä tekoäly tuottaa yrityksellesi eniten hyötyä, ja antaa 90 päivän listan.
Usein kysyttyä
Yksi sivu riittää alkuun. Jos ohje on liian pitkä, kukaan ei lue sitä.
Ei pakosti. Sen sijaan on hyvä sopia, milloin ja miten tekoälyn käytöstä kerrotaan asiakkaalle.
Vähintään kerran vuodessa ja aina, kun otetaan käyttöön uusi työkalu tai käyttötapa.
Tämä artikkeli ei anna lakineuvontaa. Tarkista ajantasaiset velvoitteet Finlexistä ja tarvittaessa juristilta. Käytännössä ohje kannattaa tehdä, koska se vähentää epäselvyyttä.
Lähteet ja lisätietoa
Lue myös
Aiheen palvelut
Aloita tilanteesi kartoituksella: Tekoälykartoitus. Palvelut, jotka liittyvät tähän aiheeseen:
Tilaa uutiskirje
Käytännön vinkkejä ja uusia oppaita markkinoinnista, myynnistä ja tekoälystä tekstimuotoisena sähköpostina. Voit perua milloin tahansa.