Tekoälypalveluun ei kannata syöttää tietoa, jota et saa tai halua luovuttaa ulkopuoliselle: henkilötietoja ilman perustetta, salassa pidettäviä sopimuksia, salasanoja ja avaimia tai yrityssalaisuuksia. Luokittele tieto kolmeen luokkaan, lue palvelun ehdot ja kirjaa henkilöstölle lyhyt ohje. Tämä ei ole juridista neuvontaa, joten tarkista ajantasainen tilanne viranomaisten ohjeista.
Vaihe: Perusteet. Osa aihekokonaisuutta Tekoäly yrityksessä: käyttöönotto ja koulutus. Seuraavaksi: Asiakaspalvelun automaatio tekoälyllä: rajat Tulossa 15.11..
Mitä tietoa tekoälypalveluun ei kannata syöttää?
Älä syötä tekoälypalveluun tietoa, jota et saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle tai jonka vuotamisesta aiheutuisi yritykselle vahinkoa. Käytännössä se tarkoittaa salasanoja ja avaimia, asiakkaiden henkilötietoja ilman selvitettyä käsittelyperustetta, salassa pidettäviä sopimuksia, hinnoittelun ja kaupan sisäisiä laskelmia sekä keskeneräisiä strategiaasiakirjoja.
Tekoälyn tietoturva ei ole yksi päätös vaan joukko pieniä: mikä palvelu on sallittu, mitä siihen saa kirjoittaa, kuka pääsee käyttämään ja mitä tapahtuu, kun joku lähtee yrityksestä. Tämä artikkeli antaa rungon, jonka voit täyttää omalla yrityksellä. Kokonaisuus tekoälyn käyttöönotosta löytyy sivulta tekoälyn käyttöönotto yrityksessä.
Kolme tietoluokkaa taulukkona
Helpoin tapa ohjeistaa henkilöstö on jakaa tieto kolmeen luokkaan. Taulukko on lähtökohta, jota muokataan oman yrityksen mukaan. Luokittelu ei korvaa palvelun ehtojen lukemista.
| Luokka | Esimerkkejä | Saako syöttää? |
|---|---|---|
| Julkinen | Verkkosivun teksti, julkaistu esite, yleinen toimialatieto | Kyllä, kun palvelu on yrityksen hyväksymä |
| Sisäinen | Prosessikuvaukset, sisäiset ohjeet, nimettömät esimerkit, keskeneräinen sisältö | Vain hyväksytyssä palvelussa, jonka ehdot on luettu |
| Suojattu | Henkilötiedot, sopimukset, hinnoittelulaskelmat, salasanat ja avaimet, yrityssalaisuudet | Ei, ellei erikseen sovittu ja dokumentoitu |
Tarkistuslista tekoälypalvelun valintaan
Ennen kuin palvelu otetaan yrityskäyttöön, käy läpi seuraavat kysymykset. Vastaukset löytyvät yleensä palvelun käyttöehdoista, tietosuojaselosteesta ja ylläpidon asetuksista. Jos et löydä vastausta, kysy palveluntarjoajalta kirjallisesti.
- Käytetäänkö syötettyjä tietoja palvelun kehittämiseen tai mallien koulutukseen, ja voiko sen kytkeä pois?
- Missä tietoa säilytetään ja kuinka kauan?
- Onko yrityskäyttöön oma tilaus, jossa ehdot ovat erilaiset kuin kuluttajakäytössä?
- Voiko ylläpitäjä hallita käyttäjiä ja poistaa pääsyn, kun työntekijä lähtee?
- Onko käytössä kaksivaiheinen tunnistautuminen?
- Onko palvelulla kuvaus siitä, miten henkilötietoja käsitellään, ja tarjoaako se tarvittavan sopimuksen?
- Voiko keskustelujen historian poistaa tai kytkeä pois?
Ilmainen lataus
Tekoälyn aloituspakki
Käyttökohteet, pilotti ja pelisäännöt yhdellä kertaa.
Henkilötiedot: toimi varovasti
Henkilötietoja ovat esimerkiksi nimi yhdistettynä yhteystietoihin, asiakasviestit ja työntekijöiden tiedot. Jos aineisto sisältää henkilötietoja, tarvitset käsittelyyn perusteen, ja palveluntarjoajan roolin pitää olla selvä. Tämä on alue, jossa ei kannata arvata. Tarkista ajantasainen tilanne tietosuojavaltuutetun toimiston ohjeista ja Finlexistä: Finlex.
Helpoin tapa vähentää riskiä on välttää henkilötietojen syöttäminen kokonaan. Useimmissa tehtävissä tekoäly ei tarvitse asiakkaan nimeä, vaan tilanteen kuvauksen. Siitä lisää seuraavassa osiossa.
Anonymisointi käytännössä
Korvaa nimet ja tunnisteet yleisillä nimikkeillä ennen kuin syötät tekstin palveluun. Muutos vie minuutin, ja tulos on usein yhtä hyvä.
Esimerkki, kuvitteellinen. Alkuperäinen viesti: Asiakas Matti Meikäläinen, Esimerkki Oy, kysyy tarjousta 40 tunnin työstä ja haluaa vastauksen torstaihin mennessä. Muokattu viesti: Asiakas A kysyy tarjousta 40 tunnin työstä ja haluaa vastauksen torstaihin mennessä. Tekoäly voi luonnostella vastauksen muokatusta viestistä, ja nimen lisäät itse lopuksi.
Anonymisointi ei aina riitä: jos tiedot yhdistämällä voi päätellä henkilön tai yrityksen, tieto on edelleen tunnistettavaa. Käytä harkintaa ja kysy, jos olet epävarma.
Varjokäyttö: kun työntekijät käyttävät omia tilejään
Yleisin tietoturvaongelma ei ole hyökkäys vaan kiire. Työntekijä haluaa nopeuttaa työtä ja liittää asiakasaineiston omalle ilmaiselle tilille. Yritys ei tiedä asiasta, eikä ehtoja ole luettu.
Kuvitteellinen esimerkki: viiden hengen myyntitiimissä kolme käyttää tekoälyä omalla tilillään ja kaksi ei lainkaan. Kukaan ei tiedä, mitä tiimiläiset ovat syöttäneet. Kun yritys valitsee yhden hyväksytyn palvelun, lukee sen ehdot ja kirjoittaa yhden sivun ohjeen, tilanne on seuraavalla viikolla hallittu. Tarkistus kestää muutaman tunnin, ei kuukausia.
Ratkaisu on tehdä sallittu vaihtoehto helpoksi. Jos yritys tarjoaa hyväksytyn palvelun ja lyhyen ohjeen, varjokäyttö vähenee. Jos kaikki on kielletty, käyttö vain siirtyy piiloon. Hyvä ohje on yhden sivun mittainen: sallitut palvelut, kielletyt tiedot ja kenelle epäselvässä tilanteessa soitetaan. Ohjeistuksen rakenteesta lisää artikkelissa tekoälykäytännöt yrityksessä.
Pääsyoikeudet ja automaatiot
Kun tekoäly yhdistetään omiin järjestelmiin, esimerkiksi sähköpostiin tai CRM:ään, jokainen yhteys on mahdollinen riskikohta. Noudata kolmea periaatetta.
Ensinnäkin anna automaatiolle vain ne oikeudet, jotka se tarvitsee. Jos automaation pitää lukea viestejä, se ei tarvitse oikeutta poistaa niitä. Toiseksi pidä salasanat ja avaimet erillään dokumenteista ja koodista, ja vaihda ne, kun joku lähtee yrityksestä. Kolmanneksi kirjaa, kuka automaation omistaa ja kuka voi pysäyttää sen.
Tee kerran vuodessa pääsyoikeuksien katselmus: listaa automaatiot ja palvelut, joihin tekoäly on yhdistetty, ja kirjaa jokaiselle omistaja, oikeudet ja viimeinen tarkistuspäivä. Katselmus paljastaa unohtuneet yhteydet, jotka ovat tyypillisin tietoturvaongelma pitkään käytössä olleissa automaatioissa.
Kyberturvallisuuskeskus julkaisee ohjeita yritysten tietoturvasta. Lue ne ennen laajaa käyttöönottoa: Kyberturvallisuuskeskus. Käytännön esimerkkejä automaatioista näet sivulta Tekoälyapuri.
Yhden sivun ohje henkilöstölle
Tulosta ohje tai liitä se työkalun yhteyteen. Käy se läpi tiimin kanssa kerran ja päivitä vuosittain.
- Käytä vain yrityksen hyväksymiä tekoälypalveluita.
- Älä syötä salasanoja, avaimia, sopimuksia, henkilötietoja tai hinnoittelulaskelmia.
- Korvaa nimet ja tunnisteet yleisillä nimikkeillä, kun syötät asiakastilanteen.
- Tarkista tekoälyn tuottama sisältö ennen käyttöä. Vastuu on sinulla.
- Ilmoita virheet ja epäilyttävät tilanteet nimetylle henkilölle.
- Kysy, jos et ole varma, ennen kuin syötät.
Yleisimmät virheet ja yhteenveto
Yhteenveto: luokittele tieto, lue ehdot, tee sallittu vaihtoehto helpoksi ja kirjaa ohje. Jos haluat selvittää yrityksesi tilanteen, Tekoälykartoitus käy läpi käytön ja ehdottaa ohjeet. Seuraavaksi voit lukea artikkelin tekoälyassistentti vai automaatio Tulossa 4.12..
| Virhe | Korjaus |
|---|---|
| Ehtoja ei ole luettu | Lue käyttöehdot ja tietojen käsittelyn kuvaus ennen käyttöönottoa |
| Ei ohjetta henkilöstölle | Kirjoita yhden sivun ohje |
| Kaikki kielletään | Tarjoa hyväksytty vaihtoehto |
| Pääsyä ei poisteta | Tee lähtijän tarkistuslista, joka kattaa tekoälypalvelut |
| Oikeudet ovat liian laajat | Anna vain tarvittavat oikeudet |
Aloita Tekoälykartoituksella
Kartoitus näyttää, missä tekoäly tuottaa yrityksellesi eniten hyötyä, ja antaa 90 päivän listan. Hinta hyvitetään jatkoprojektista, jos tilaat sen 30 päivän sisällä raportin toimituksesta.
Usein kysyttyä
Se riippuu tiedosta, palvelusta ja sopimuksista. Henkilötiedot vaativat käsittelyperusteen. Tarkista ajantasainen tilanne tietosuojaviranomaisen ohjeista ja Finlexistä.
Ei automaattisesti. Ehdot vaihtelevat palvelusta ja tilauksesta. Lue ehdot ja tietojen käsittelyn kuvaus tilauksen osalta.
Se riippuu käytöstä ja ajankohtaisista vaatimuksista. Tarkista tilanne esimerkiksi EU:n tekoälyasetuksen ajantasaisista tiedoista ja kysy tarvittaessa asiantuntijalta.
Kirjaa tapahtuma, ilmoita nimetylle vastuuhenkilölle ja selvitä palvelun ehdoista, voiko tiedot poistaa. Henkilötietojen osalta tarkista ilmoitusvelvollisuudet viranomaisen ohjeista.
Ei yksin. Käytä kaksivaiheista tunnistautumista, rajaa oikeudet ja poista pääsy, kun työntekijä lähtee.
Lähteet ja lisätietoa
- Kyberturvallisuuskeskus
- Finlex: ajantasainen lainsäädäntö
- Euroopan komissio: EU:n tekoälyasetus
- NIST: AI Risk Management Framework
Lue myös
Aiheen palvelut
Aloita tilanteesi kartoituksella: Tekoälykartoitus. Palvelut, jotka liittyvät tähän aiheeseen:
Tilaa uutiskirje
Käytännön vinkkejä ja uusia oppaita markkinoinnista, myynnistä ja tekoälystä tekstimuotoisena sähköpostina. Voit perua milloin tahansa.