Aloita tekoälyn käyttö työstä, joka toistuu usein, vie paljon aikaa ja jonka tuloksen voi tarkistaa nopeasti. Tyypillisiä ensimmäisiä kohteita ovat tarjousten ja dokumenttien luonnostelu, raportointi, sisällön ensiluonnokset ja asiakaspalvelun yleisimmät kysymykset. Valitse yksi kohde, kirjaa nykyinen aikamenekki ja mittaa muutos.
Vaihe: Perusteet. Osa aihekokonaisuutta Tekoäly yrityksessä: käyttöönotto ja koulutus. Seuraavaksi: Tekoälyautomaatio myynnissä ja markkinoinnissa.
Mihin tekoälyä kannattaa käyttää ensin?
Ensimmäinen kohde on työ, joka toistuu viikoittain, vie yli tunnin kerrallaan ja tehdään lähes samalla tavalla joka kerta. Näissä töissä tekoälyn tuloksen voi verrata aiempaan, ja säästön voi laskea tunteina.
Pienyrityksessä aika ja huomio ovat rajalliset. Siksi yksi hyvin valittu kohde ratkaisee enemmän kuin kymmenen kokeilua. Moni yritys kokeilee tekoälyä hajanaisesti, eikä mikään kokeiluista pääse arkikäyttöön. Tämä artikkeli antaa valintaan yksinkertaisen mallin. Koko käyttöönottoprosessi on kuvattu sivulla tekoälyn käyttöönotto yrityksessä.
Aloittaminen on vaikeaa, koska mahdollisuuksia on liikaa. Jokaisella osa-alueella on jotain, minkä tekoäly voisi tehdä, ja valinta jää helposti tekemättä. Siksi tarvitaan seula. Alla on neljä osa-aluetta ja kullekin tyypillinen ensimmäinen kohde.
Myynnissä ensimmäinen kohde on yleensä tarjousluonnos: asiakkaan tiedot ja yrityksen pohja yhdistetään ensiluonnokseksi, jonka myyjä viimeistelee. Markkinoinnissa se on sisällön ensiluonnos, esimerkiksi uutiskirje tai blogin runko. Hallinnossa se on kuukausiraportti tai muistion tiivistys. Asiakaspalvelussa se on vastausten luonnostelu yleisimpiin kysymyksiin, kun vastaukset on ensin kirjattu yhteen paikkaan. Yhteistä näille on se, että ihminen tarkistaa tuloksen ennen kuin se lähtee ulos.
Neljä testiä ensimmäisen kohteen valintaan
Käy jokainen ehdokas läpi neljällä kysymyksellä. Jos vastaus on kyllä kolmeen tai neljään, kohde sopii aloitukseen.
- Toistuvuus: tehdäänkö työ vähintään viikoittain?
- Aika: vieekö yksi kerta yli tunnin?
- Tarkistettavuus: voiko ihminen arvioida tuloksen muutamassa minuutissa?
- Pieni riski: onko virheen hinta pieni, jos virhe ehtii läpi?
Pisteytystaulukko tyypillisille kohteille
Taulukko näyttää, miten viisi yleistä kohdetta pärjäävät testeissä. Arviot ovat suuntaa-antavia: oma yrityksesi voi poiketa niistä, joten täytä sama taulukko omilla työvaiheillasi.
| Kohde | Toistuvuus | Aika | Tarkistettavuus | Pieni riski | Sopii aloitukseen |
|---|---|---|---|---|---|
| Tarjousten luonnostelu | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Osittain, hinnat tarkistettava | Kyllä |
| Kuukausiraportti | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Blogit ja uutiskirjeet | Kyllä | Osittain | Kyllä | Kyllä | Kyllä |
| Asiakaspalvelun yleiset kysymykset | Kyllä | Osittain | Osittain, otostarkistus | Osittain | Kyllä, rajatulla aineistolla |
| Sopimusehtojen tulkinta | Ei | Osittain | Ei | Ei | Ei, ihmisen vastuulla |
Ilmainen lataus
Tekoälyn aloituspakki
Käyttökohteet, pilotti ja pelisäännöt yhdellä kertaa.
Esimerkki: kuukausiraportin valinta
Kuvitellaan yritys, jossa on kolme ehdokasta: kuukausiraportti, tarjousluonnokset ja asiakaspalvelun vastaukset. Raportti syntyy kerran kuussa ja vie kolme tuntia. Tarjouksia tehdään kahdeksan kuukaudessa, ja jokaiseen kuluu 45 minuuttia. Asiakaspalvelun kysymyksiä tulee päivittäin, mutta niitä ei ole koottu mihinkään.
Tarjousluonnosten aika on kuudesta tunnista kuukaudessa, joten niissä säästö voi olla suurin. Raportti on helpoin tarkistaa, koska luvut tulevat samasta lähteestä. Asiakaspalvelu jää myöhemmäksi, koska aineisto pitää ensin kerätä. Järjestys on siis tarjoukset, raportti ja vasta sitten asiakaspalvelu. Esimerkin luvut ovat kuvitteellisia. Täytä omasi taulukkoon ja laske kuukausittainen tuntimäärä: toistokerrat kerrottuna yhden kerran kestolla.
Laskentakaava on yksinkertainen: säästö kuukaudessa on toistokerrat kuukaudessa kerrottuna ennen ja jälkeen kuluneen ajan erotuksella ja tuntihinnalla. Jos tarjousluonnoksen tekoon kuluu 45 minuutin sijaan 25 minuuttia, säästö on 20 minuuttia kerralla ja kahdeksalla tarjouksella noin kaksi ja puoli tuntia kuukaudessa. Vähennä siitä tarkistukseen kuluva aika ja työkalun kustannus, jolloin saat todellisen säästön.
Mitä kannattaa jättää myöhemmäksi?
Jätä alkuun työt, joissa virheen hinta on suuri eikä tarkistusta ole. Sopimusehtojen tulkinta, taloudelliset päätökset ja henkilöstöasiat vaativat ihmisen vastuun. Tekoäly voi auttaa valmistelussa, mutta päätös ja vastuu pysyvät ihmisellä.
Käytännön sääntö: jos et pystyisi sanomaan asiakkaalle ääneen, että tekoäly valmisteli tämän, työ kuuluu myöhempään vaiheeseen. Palaa niihin, kun tiimillä on kokemusta, yhteinen ohje ja tapa tarkistaa tuotokset. Myös tietosuojaan liittyvät kysymykset kannattaa selvittää ennen kuin työkalulle annetaan henkilötietoja sisältävää aineistoa.
Yleisimmät virheet ja korjaukset
Virheet toistuvat melkein joka yrityksessä. Hyvä uutinen on, että ne ovat helposti korjattavissa.
- Virhe: kokeillaan kaikkea yhtä aikaa. Korjaus: valitse yksi kohde ja vie se loppuun.
- Virhe: valitaan työkalu ennen työvaihetta. Korjaus: kirjaa ensin työvaihe ja sen aika, sitten valitse työkalu.
- Virhe: ei tiedetä, kauanko työ vei ennen. Korjaus: mittaa kaksi kertaa ennen kokeilua.
- Virhe: ei sovita, kuka tarkistaa tuloksen. Korjaus: nimeä tarkistaja jokaiselle kohteelle.
- Virhe: syötetään työkaluun kaikki tieto. Korjaus: sovi etukäteen, mitä tietoa ei saa syöttää. Lue tekoälykäytännöt yrityksessä.
Kahden viikon aloitusmalli
Näin pääset liikkeelle ilman suurta investointia. Aikataulu on tarkoituksella kevyt, jotta se mahtuu normaalin työn rinnalle.
- Päivät 1-2: listaa viisi toistuvaa työvaihetta ja arvioi aika.
- Päivä 3: pisteytä ne neljällä testillä ja valitse yksi.
- Päivät 4-5: kirjaa nykyinen aika ja sovi tarkistaja.
- Päivät 6-12: käytä tekoälyä kohteeseen ja kirjaa aika ja korjaukset.
- Päivä 14: vertaa tuloksia. Jos hyöty on selvä, kirjaa toimintatapa ylös ja ota seuraava kohde.
Mistä saat apua valintaan?
Jos et halua tehdä pisteytystä itse, Tekoälykartoitus tekee sen puolestasi: haastattelu, priorisoitu automaatiolista säästöarvioineen ja kaksi pikavoittoa. Tutustu myös yritysassistentteihin ja automaatioihin sekä hinnastoon. Kun kohde on valittu, siirry mittaamaan hyötyä artikkelin tekoälyn hyödyn mittaaminen Tulossa 29.12. mukaan.
Yhteenveto
Valitse ensimmäinen kohde neljällä testillä: toistuvuus, aika, tarkistettavuus ja pieni riski. Kirjaa nykyinen aikamenekki, kokeile kahden viikon ajan ja vertaa. Jätä suuren riskin työt myöhemmäksi. Yksi onnistunut kohde on parempi pohja laajentamiselle kuin kymmenen keskeneräistä kokeilua.
Aloita Tekoälykartoituksella
Kartoitus näyttää, missä tekoäly tuottaa yrityksellesi eniten hyötyä, ja antaa 90 päivän listan.
Usein kysyttyä
Kyllä, ainakin lyhyt. Sovi, millaista tietoa tekoälypalveluun saa syöttää ja mitä ei. Lisää aiheesta artikkelissa tekoälykäytännöt yrityksessä.
Se riippuu kohteesta. Kartoitus kertoo, mitä kannattaa tehdä ja paljonko se säästää, ennen kuin sitoudut mihinkään.
Sen ei tarvitse. Parhaimmillaan se poistaa toistuvaa työtä, jolloin aikaa jää asiakkaalle ja kehittämiselle.
Ei välttämättä. Tärkeämpää on työvaihe ja sen mittaus. Tarkista työkalun ajantasaiset ehdot ja tietojen käsittely aina palvelun omasta dokumentaatiosta.
Lähteet ja lisätietoa
Lue myös
Aiheen palvelut
Aloita tilanteesi kartoituksella: Tekoälykartoitus. Palvelut, jotka liittyvät tähän aiheeseen:
Tilaa uutiskirje
Käytännön vinkkejä ja uusia oppaita markkinoinnista, myynnistä ja tekoälystä tekstimuotoisena sähköpostina. Voit perua milloin tahansa.