Johdon tutka: johdon dashboard ja kasvun mittarit

Johdon tutka lyhyesti

Moni yrityksen johtaja tietää, että luvut ovat jossain. Liikevaihto näkyy kirjanpidossa, liidit lomakkeen takana, tarjoukset sähköpostissa ja mainonnan tulokset mainosalustalla. Kun kasvusta pitää päättää, luvut kootaan käsin, ja kokous menee sen selvittämiseen, mikä luku on oikein. Päätöksiä tehdään tunnemuistilla.

Johdon tutka on tapa korjata tämä. Se tarkoittaa pientä, valittua joukkoa mittareita, jotka kertovat kasvun tilan: mistä uudet asiakkaat tulevat, kuinka paljon myyntiä on putkessa, mitä kasvu maksaa ja ovatko nykyiset asiakkaat pysymässä. Luvut tulevat samoista lähteistä joka kuukausi, ja ne katsotaan yhdessä sovitulla rytmillä.

Johdon dashboard on tämän näkymän työkalu, ei koko ratkaisu. Dashboard ilman sovittuja mittareita on kaunis kuva, josta ei tehdä päätöksiä. Siksi tällä sivulla edetään järjestyksessä: ensin kysymykset, sitten mittarit, sitten tietolähteet, vasta sen jälkeen työkalu ja rytmi.

Sivu on tarkoitettu pienen ja keskisuuren yrityksen johdolle. Mittarit ovat yleisiä esimerkkejä, ja oikea lista riippuu liiketoimintamallistasi.

Miksi mittareita pitää olla vähän

Mittareita on helppo kerätä liikaa. Jokainen työkalu tarjoaa omat lukunsa, ja lopulta näkymässä on kolmekymmentä kaaviota, joista kukaan ei katso kuin kolmea. Hyvä johdon näkymä mahtuu yhdelle ruudulle ja sisältää noin kymmenen tai kaksitoista lukua.

Käytännön sääntö on, että jokaisella mittarilla on omistaja, tavoite ja päätös. Omistaja vastaa luvun oikeellisuudesta ja selittää poikkeamat. Tavoite kertoo, mikä on hyvä taso. Päätös kertoo, mitä tehdään, jos luku menee alle tai yli rajan. Jos mittarilla ei ole päätöstä, se on tieto eikä mittari.

Määritelmät ratkaisevat

Ennen kuin luku menee dashboardille, sovi sen määritelmä kirjallisesti. Mikä on liidi? Milloin tarjous on voitettu? Lasketaanko liidi mukaan, jos se on lähetetty roskapostina? Onko asiakas poistunut, kun sopimus päättyy vai kun viimeinen lasku on maksettu? Jos määritelmät puuttuvat, myynti ja markkinointi laskevat eri lukuja samalle sanalle ja kokous muuttuu väittelyksi.

Pidä määritelmät yhdellä sivulla, jossa jokaisella mittarilla on nimi, laskukaava, lähde, omistaja ja päivitystiheys. Tämä sivu on usein dashboardin tärkein osa, koska sen avulla uusikin työntekijä ymmärtää luvut. Jos CRM puuttuu tai on keskeneräinen, katso CRM:n käyttöönotto ja artikkeli milloin taulukko ei riitä.

Miten valitset oikean tavan

Kysy kolme kysymystä. Kuinka monta lähdettä dashboardilla on? Kuinka usein luvut pitää päivittää? Kuka päivityksen tekee? Jos vastaukset ovat ’viisi tai vähemmän’, ’kerran kuussa’ ja ’talouspäällikkö tunnissa’, taulukko riittää hyvin. Jos lähteitä on yli viisi tai luvut halutaan viikoittain ilman käsityötä, BI-työkalu alkaa maksaa itsensä takaisin.

Älä osta työkalua ennen kuin mittarilista on valmis. Moni yritys ostaa BI-lisenssin ja huomaa kolmen kuukauden päästä, ettei kukaan tiedä, mitä sinne pitäisi laittaa. Työkalujen ominaisuudet ja hinnat muuttuvat, joten tarkista ajantasaiset tiedot valmistajan omilta sivuilta.

Esimerkki: yhden kauden luvut yhdessä näkymässä

Esimerkin luvut ovat kuvitteellisia. Yritys kerää kuukausittain markkinoinnin liidit, tarjoukset ja kaupat sekä markkinoinnin kulut. Kuukauden aikana tuli 80 liidiä, joista 24 eteni tarjoukseen eli 30 prosenttia. Tarjouksista 6 johti kauppaan, eli voittoprosentti oli 25. Keskikauppa oli 8 000 euroa ja markkinoinnin kulu 6 000 euroa.

Näistä luvuista saa kolme päätöksentekoa varten hyödyllistä lukua. Liidin hinta oli 6 000 / 80 = 75 euroa. Markkinoinnin kulu yhtä kauppaa kohti oli 6 000 / 6 = 1 000 euroa. Liidistä kaupaksi -konversio oli 6 / 80 = 7,5 prosenttia. Kun jokin kanava nostaa liidien määrää mutta konversio laskee, pelkkä liidimäärä johtaisi harhaan. Dashboard, jossa nämä luvut ovat vierekkäin, paljastaa tämän yhdellä silmäyksellä.

Laskelmasta puuttuu myynnin oma työaika ja kate, jotka kannattaa lisätä, kun halutaan tietää todellinen hankintakulu. Liidimäärää voit arvioida myös laskurilla.

Kuukausirytmi ja kasvukokous

Dashboard tuottaa hyötyä vasta, kun luvut katsotaan sovitulla rytmillä. Käytännössä kuukausirytmi on yksinkertainen: kuukauden vaihteen jälkeen luvut päivitetään, omistajat kirjoittavat lyhyen selityksen poikkeamista, ja johtoryhmä pitää noin tunnin mittaisen kasvukokouksen.

Kasvukokouksen ei pidä olla tilannekatsaus kaikesta. Sen tehtävä on tehdä muutama päätös. Pidä agenda samana joka kuukausi, jotta aikaa kuluu keskusteluun eikä valmisteluun.

Viikkorytmi ja neljännesvuosi

Kuukausirytmin lisäksi myyntitiimin kannattaa katsoa muutama luku viikoittain: uudet liidit, lähetetyt tarjoukset ja sovitut tapaamiset. Tämä ei kuulu johdon näkymään, mutta se syöttää siihen. Katso myös sivu Myyntirytmi.

Neljännesvuosittain tehdään isompi katsaus: toteuma tavoitteeseen, mittarilistan päivitys ja seuraavan kauden tavoitteet. Silloin kannattaa katsoa myös asiakaskanta kokonaisuutena, ja siinä auttaa sivu Asiakasarvo.

Mitä tapahtuu 90 päivässä?

Ensimmäisen kuukauden aikana sovitaan mittarit, määritelmät ja omistajat sekä selvitetään, mistä jokainen luku saadaan. Samalla näkyy, mitkä tiedot ovat kunnossa ja mitkä pitää korjata ennen kuin niitä kannattaa seurata.

Toisen kuukauden aikana rakennetaan ensimmäinen versio dashboardista, usein taulukkona, ja täytetään siihen edellisen kuukauden luvut. Kolmannen kuukauden aikana pidetään ensimmäinen kasvukokous, kirjataan päätökset ja korjataan mittarilistaa kokemuksen perusteella.

Jakson lopussa yrityksellä on toimiva näkymä, sovittu rytmi ja tieto siitä, kannattaako siirtyä automaattiseen BI-ratkaisuun. Usein suurin hyöty tulee jo siitä, että luvuista keskustellaan samoilla määritelmillä.

Tekoäly johdon tutkassa

Tekoäly voi nopeuttaa dashboardin ympärillä tehtävää työtä: se voi luonnostella kuukausikommentin lukujen pohjalta, tiivistää poikkeamat tai auttaa siivoamaan asiakasdataa. Luonnoksen tarkistaa aina ihminen, koska tekoäly voi tulkita lukuja väärin tai keksiä selityksen, jota datassa ei ole.

Jos lukuja tai asiakastietoja syötetään tekoälypalveluun, tarkista palvelun käyttöehdot ja tietojen käsittely ennen siirtoa. Yrityksen luvut ja asiakastiedot ovat luottamuksellisia. Lue myös Tekoälyapuri ja sivu Käytännöt ja mittaus.

Mitä johdon tutka maksaa?

Hinnat ovat kiinteitä ja ilmoitettu ilman arvonlisäveroa (alv 0 %). Aloitus on Mittaristotyöpaja, jossa sovitaan mittarit, tietolähteet ja dashboardin runko. Projektissa dashboard rakennetaan ja tietolähteet yhdistetään. Kuukausipalvelussa luvut päivitetään ja niistä kirjoitetaan kommentaari. Dashboardin työkalupuolta käsittelee myös sivu Johdon dashboard.

Miksi valita Konsta johdon tutkan rakentajaksi?

Yhdistän myynnin, markkinoinnin ja luvut. Dashboardin rakentaja, joka ei ymmärrä myyntiä, tekee kauniin mutta turhan näkymän. Aloitan kysymyksistä ja päätöksistä, en työkalusta.

Aloitus on pieni ja rajattu. Mittaristotyöpajan jälkeen sinulla on mittarilista ja suunnitelma, jonka voit toteuttaa itse tai teettää. Jos et ole varma, tarvitsetko dashboardia, varaa 30 minuutin keskustelu, niin kerron rehellisesti, kannattaako aloittaa taulukosta.