Taulukko riittää, kun kauppoja on alle kymmenen ja myyjä on yksi. CRM kannattaa ottaa käyttöön, kun kaupat alkavat unohtua, myyjiä on useampi tai johto tarvitsee ennusteen. Rakenna prosessi ensin ja valitse työkalu sen jälkeen.
Vaihe: Vertailu ja valinta. Osa aihekokonaisuutta Myyntiprosessi pk-yritykselle: Myyntirytmi. Seuraavaksi: Tarjousten seuranta: miksi tarjoukset jäävät hiljaiseksi Tulossa 13.11..
Riittääkö taulukko?
Usein riittää, ainakin aluksi. Taulukko, jossa on yksi rivi per kauppa ja sarakkeet asiakkaalle, vaiheelle, arvolle ja seuraavalle yhteydenotolle, kattaa suurimman osan pienen yrityksen tarpeista. Se on ilmainen, kaikki osaavat käyttää sitä ja se pakottaa pitämään asiat yksinkertaisina.
Taulukko alkaa kuitenkin vuotaa, kun kauppoja on enemmän kuin yksi ihminen muistaa. Silloin ongelma ei ole työkalussa vaan siinä, ettei se muistuta eikä jaa tietoa.
Taulukkoon voi rakentaa yllättävän paljon: väriä vaiheen mukaan, suodatuksen myyjän mukaan ja yksinkertaisen summan putken arvolle. Rajana on yleensä yhteiskäyttö. Kun kaksi ihmistä muokkaa samaa riviä tai joku kopioi tiedoston omaksi versiokseen, totuus hajoaa. Siitä kannattaa vaihtaa työkalua, ei siitä, että taulukko tuntuu vanhanaikaiselta.
Päätöstaulukko: taulukko vai CRM
Jos vähintään kaksi riviä osuu omaan tilanteeseesi CRM-suuntaan, ota CRM käyttöön. Yksi osuma ei yleensä riitä.
| Tilanne | Suositus | Perustelu |
|---|---|---|
| Alle kymmenen auki olevaa kauppaa, yksi myyjä | Taulukko | Kaikki näkyy yhdellä silmäyksellä |
| Kymmenen tai useampi kauppa | CRM | Vaiheet ja muistutukset pitävät kaupat liikkeessä |
| Kaksi tai useampi myyjää | CRM | Tieto ei saa asua yhden ihmisen päässä |
| Tarjouksia unohtuu | CRM | Jatkotoimen päivämäärä näkyy kaikille |
| Johto haluaa ennusteen | CRM | Painotettu putki lasketaan automaattisesti |
| Asiakkaita on alle 30 ja kaupat ovat harvoja | Taulukko | Työkalun käyttöönotto veisi enemmän aikaa kuin hyöty |
Mitä CRM tekee, mitä taulukko ei?
CRM ei tee myyntiä. Se tekee työstä näkyvää ja vähentää unohtamista. Jos tiimi ei kirjaa, mikään työkalu ei auta.
Käytännössä ero näkyy aamulla. Taulukon kanssa myyjä avaa tiedoston ja päättää itse, mitä katsoo. CRM:n kanssa hän avaa näkymän, jossa on tämän päivän jatkotoimet, myöhästyneet tehtävät ja uudet liidit. Työ ohjautuu tiedon mukaan eikä muistin varaan.
CRM:n hyöty riippuu kuitenkin siitä, että tiedot ovat ajan tasalla. Siksi käyttöönoton alussa kannattaa kirjata vain tarpeelliset kentät: asiakas, yhteyshenkilö, kaupan arvo, vaihe, seuraava toimi ja päivämäärä.
- Muistuttaa jatkotoimesta, jolloin tarjous ei jää odottamaan.
- Näyttää koko putken vaiheittain ja laskee painotetun arvon.
- Tallentaa viestit, puhelut ja tapaamiset asiakkaan alle, jolloin historia säilyy, vaikka myyjä vaihtuu.
- Antaa usean käyttäjän käyttää samaa dataa yhtä aikaa.
- Tuottaa raportit, kuten voittoprosentin ja myyntisyklin pituuden.
Ilmainen lataus
Tarjouksen tarkistuslista ja pohja
Tarkista tarjous ennen lähettämistä ja rakenna se asiakkaan päätöstä varten.
Miten CRM valitaan?
Valintakriteerejä on viisi. Käytettävyys: kirjaamisen pitää viedä alle minuutti. Hinta: laske kaikki käyttäjät ja lisäosat. Integraatiot: toimiiko se sähköpostin, kalenterin ja laskutuksen kanssa. Tarjousten seuranta: voiko jokaiseen tarjoukseen kirjata jatkotoimen päivämäärän. Tiedon siirrettävyys: saatko tiedot ulos, jos vaihdat järjestelmää.
Älä valitse ominaisuuksien määrän mukaan. Valitse se, jota tiimi käyttää ilman muistutuksia. Kokeile kahta tai kolmea ilmaista kokeilujaksoa oikealla datalla ennen päätöstä.
Valintaprosessi voi olla kevyt. Kirjoita ensin kymmenen tavallisinta tilannetta, joissa työkalua käytetään: uusi liidi, tarjouksen lähetys, jatkotoimen kirjaus, kaupan hävintä, asiakkaan yhteyshenkilön vaihtuminen. Kokeile jokaista kahdessa tai kolmessa työkalussa. Se, jossa tilanteet hoituvat vähimmillä klikkauksilla, voittaa yleensä.
Kysy valmistajalta myös, mitä tapahtuu tiedoille sopimuksen päättyessä ja missä palvelimet sijaitsevat. Tietosuojaan liittyvät kysymykset kannattaa tarkistaa sopimusehdoista ja ajantasaisesta lainsäädännöstä.
Esimerkki: kolmen vaihtoehdon vertailu
Yrityksessä on kolme myyjää ja noin 40 auki olevaa kauppaa. Vaihtoehdot ovat jaettu taulukko, kevyt CRM ja laaja CRM. Taulukko on ilmainen, mutta tarjousten muistutukset puuttuvat. Kevyt CRM maksaa muutamia kymmeniä euroja käyttäjää kohden kuukaudessa, ja käyttöönotto vie päivän. Laaja CRM maksaa enemmän ja vaatii konfiguroinnin.
Tässä tilanteessa kevyt CRM on yleensä järkevin: se ratkaisee muistutukset ja tiedon jakamisen ilman raskasta käyttöönottoa. Esimerkin luvut ja hintaluokat ovat kuvitteellisia. Tarkista ajantasaiset hinnat valmistajilta.
Käyttöönoton yleisimmät virheet
Korjaus on järjestys: ensin prosessi ja vaiheet, sitten kentät, sitten tiedon siirto ja viimeiseksi koulutus. Lisää palvelusta CRM-käyttöönotto.
Käyttöönoton onnistumista voi mitata kolmella tavalla kuukauden jälkeen: kuinka suuri osa uusista tarjouksista on kirjattu, kuinka moni auki oleva kauppa on päivitetty viimeisen viikon aikana ja katsotaanko putkea viikkokatsauksessa. Jos yksikin on alle sovitun tason, korjaa se ennen kuin lisäät ominaisuuksia.
- Ostetaan ohjelma ennen kuin prosessi on sovittu, jolloin vaiheet rakennetaan arvaamalla.
- Kentät ovat liian monta, ja kirjaaminen jää tekemättä.
- Tietoja ei siivota ennen siirtoa, jolloin vanhat virheet kopioituvat.
- Kukaan ei omista käyttöönottoa eikä katso lukuja.
- Tarjousten jatkotoimi ei ole pakollinen kenttä.
Tekoäly ja CRM
Monissa CRM-järjestelmissä on tekoälyominaisuuksia, kuten tapaamisten tiivistäminen, viestiluonnokset ja muistutukset hiljenneistä kaupoista. Ne säästävät aikaa, mutta vaativat siistiä dataa. Tarkista, mitä asiakastietoja palvelu käsittelee ja missä, ennen kuin otat ominaisuuden käyttöön.
Yhteenveto ja seuraava askel
Taulukko riittää pieneen myyntiin, ja CRM kannattaa, kun kaupat, myyjät tai tarjoukset kasvavat. Tärkeintä on prosessi, jota työkalu seuraa. Lue ensin myyntiputki ja sen vaiheet ja katso kokonaisuus sivulta Myyntirytmi. Myynnin nykytila kertoo, onko CRM:n käyttö ja datan laatu kunnossa.
Jos olet epävarma, tee kokeilu: pidä seuraavat kuusi viikkoa putkea taulukossa ja laske, montako kertaa jokin jäi unohtumaan. Luku kertoo, onko CRM:lle perusteita.
Aloita Myynnin nykytilalla
Myynnin nykytila näyttää, missä tarjoukset karkaavat, ja antaa 10 parannusta tärkeysjärjestyksessä.
Usein kysyttyä
Ei aina. Taulukko riittää, kun kauppoja on alle kymmenen ja myyjä on yksi. CRM tulee tarpeelliseksi, kun kaupat alkavat unohtua tai myyjiä on useampi.
Hinnat vaihtelevat valmistajan ja käyttäjämäärän mukaan. Laske kaikki käyttäjät ja lisäosat, ja tarkista ajantasaiset hinnat valmistajilta.
Kevyen CRM:n voi ottaa käyttöön päivässä. Prosessin sopiminen ja tietojen siivous vievät yleensä enemmän aikaa kuin itse työkalu.
Pidä kentät vähäisinä, tee jatkotoimesta pakollinen ja katso luvut yhdessä viikoittain. Jos kukaan ei katso kirjauksia, ne loppuvat.
Lähteet ja lisätietoa
Lue myös
Aiheen palvelut
Aloita tilanteesi kartoituksella: Myynnin nykytila. Palvelut, jotka liittyvät tähän aiheeseen:
Tilaa uutiskirje
Käytännön vinkkejä ja uusia oppaita markkinoinnista, myynnistä ja tekoälystä tekstimuotoisena sähköpostina. Voit perua milloin tahansa.