Sanasto

Automaatio ja työnkulkuautomaatio

Työnkulkuautomaatio tarkoittaa toistuvan työvaiheen tai vaiheiden ketjun siirtämistä ohjelman hoidettavaksi ennalta sovittujen sääntöjen mukaan, jolloin ihmisen ei tarvitse tehdä samaa käsin joka kerta.

Varaa 30 min keskustelu

Mitä Automaatio tarkoittaa käytännössä?

Automaatio toimii yleensä muodossa: kun tapahtuu X, tee Y. Kun verkkosivun lomake täytetään, liidi tallentuu CRM-järjestelmään, myyjälle lähtee ilmoitus ja asiakas saa vahvistusviestin. Säännöt ovat selkeät, joten tulos on joka kerta sama.

Tekoäly voidaan liittää automaatioon yhdeksi vaiheeksi. Silloin työnkulku voi esimerkiksi lukea saapuneen viestin, luokitella sen ja ehdottaa vastauksen. Tämä eroaa tekoälyagentista siten, että työnkulun kulku on ennalta suunniteltu eikä tekoäly päätä sitä itse.

Automaatiota kannattaa rakentaa vasta, kun käsin tehty vaihe on selvä ja vakiintunut. Automatisoimalla sekava prosessi saa vain nopeammin tehtyä sekavaa työtä. Hyvä lähtökohta on valita tehtävä, joka toistuu usein, vie aikaa ja jossa virheen mahdollisuus on pieni. Hyödyn laskeminen on suoraviivaista: kuinka monta kertaa vaihe toistuu kuukaudessa ja kuinka kauan se vie kerralla. Jos tulos on pieni, automaatiota ei ehkä kannata rakentaa.

Miksi Automaatio on tärkeä?

Automaatio vapauttaa tiimin ajan työhön, jossa tarvitaan ihmisen harkintaa, kuten asiakastapaamisiin ja suunnitteluun. Pk-yrityksessä suurin hyöty tulee usein liidien käsittelystä, laskutuksen vaiheista ja raportoinnista. Toimivuus pitää tarkistaa säännöllisesti, koska yhden järjestelmän muutos voi rikkoa koko ketjun. Pienikin automaatio tuo hyötyä, kun se toistuu päivittäin.

Yleisiä virheitä ja väärinkäsityksiä

Automatisoidaan prosessi, jota ei ole vielä kuvattu tai joka on epäselvä.
Jätetään virhetilanteet huomiotta, jolloin työnkulku pysähtyy huomaamatta.
Rakennetaan automaatioita ilman dokumentaatiota, jolloin vain tekijä ymmärtää ne.
Automatisoidaan asiakaskohtaamisia niin pitkälle, että asiakaskokemus kärsii.